Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie beruflich außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten. Dann können Sie Fahrtkosten oft günstiger absetzen als mit der Pendlerpauschale – worauf es dabei ankommt, wie Sie eine Auswärtstätigkeit richtig einordnen und welche Kosten dabei grundsätzlich eine Rolle spielen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Zur Veranschaulichung erläutern wir Ihnen den Sachverhalt zusätzlich anhand einiger BFH-Urteile zu unterschiedlichen Berufsgruppen.
Inhaltsverzeichnis
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig sind. Das bedeutet also, Sie verlassen zwar Ihre Wohnung, aber fahren nicht zu Ihrem üblichen Arbeitsplatz.
Folglich müssen bei der Frage nach Auswärtstätigkeit zwei Orte bestimmt werden:
Sind Sie an keinem der beiden Orte tätig, liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Klassischerweise trifft das bei Vertriebsmitarbeitern:innen, die von Ihrer Wohnung aus direkt zu Kunden:innen fahren und sich nicht täglich im Bürogebäude des Arbeitgebers einfinden müssen, zu.
Weitere Beispiele:
Kosten, die, während Ihrer Auswärtstätigkeit entstanden sind, können Sie als Werbungkosten geltend machen. Es handelt sich dann um sogenannte Reisekosten und dies kann für Sie steuerliche Vorteile bedeuten.
Tipp: Nutzen Sie gerne unsere Muster, um sich die Kosten durch Ihre beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit von Ihrem Arbeitgeber bestätigen zu lassen.
Die erste Tätigkeitsstätte ist laut gesetzlicher Definition eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitsgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der ein:e Arbeitnehmer:in dauerhaft zugeordnet ist.
Ihr Arbeitgeber hat grundsätzlich die Möglichkeit im Arbeitsvertrag den Ort der ersten Tätigkeitsstätte festzulegen. Gibt es keine konkrete Definition, wird von der Tätigkeitsstätte ausgegangen, an der Sie:
Somit ist Ihr Arbeitsvertrag ausschlaggebend dafür, ob und wann Sie Reisekosten geltend machen können und wann nicht.
Grundsätzlich können Sie alle Kosten in Zusammenhang mit Ihrer Auswärtstätigkeit absetzen, insofern diese dienstlich veranlasst ist.
Zu den absetzbaren Kosten zählen:
Abzuziehen sind in jedem Fall Kosten, die Sie von Ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen. Sie können in Ihrer Steuererklärung nur Kosten geltend machen, die Sie auch selbst tragen.
Achtung: Ihre tatsächlichen Übernachtungskosten müssen Sie anhand der Belege nachweisen können. Bewahren Sie die Belege also gut auf.
Informieren Sie sich hier genauer zu absetzbaren Kosten: „So werden Reisekosten für Dienstreisen abgesetzt!“
Bei Fahrtkosten denken viele direkt an die Entfernungs- oder Pendlerpauschale. Diese wird allerdings nur auf dem Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte angewendet und berücksichtigt nur die einfache Strecke.
Berechnung der Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeit:
Auf den ersten Blick erscheint die Entfernungspauschale mit 38 Cent pro Entfernungskilometer (ab 2026) höher. Allerdings dürfen Sie bei Auswärtstätigkeit Ihre tatsächlich gefahrene Strecke berücksichtigen, also Ihren Hin- und Rückweg, wodurch Reisekosten in der Regel günstiger sind als die Pendlerpauschale.
Tipp: Sofern Sie höhere Kosten nachweisen können, können Sie diese ansetzen.
Mehr Infos zur Pendlerpauschale erhalten Sie hier: „Pendlerpauschale: Fahrtkosten in der Steuererklärung absetzen“
Grundsätzlich gelten auch bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland die gleichen Regelungen wie im Inland und Sie können Ihre Kosten gleichermaßen berücksichtigen. Es gibt lediglich Unterschiede bei den Verpflegungsmehraufwendungen, da die anzuwendenden Pauschalen von Land zu Land variieren.
Die Pauschalen werden jährlich vom Finanzministerium veröffentlicht:
Eine genaue Erklärung zur Anwendung der Pauschalen erhalten Sie in unserem Beitrag: „So werden Reisekosten für Dienstreisen abgesetzt!“
Bei befristeten Arbeitsverhältnissen liegt dann eine erste Tätigkeitsstätte vor, wenn Sie als Arbeitnehmer:in während der Dauer Ihres befristeten Arbeitsvertrags „bis auf weiteres“ oder länger als 48 Monate an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers tätig werden sollen.
Erst durch eine spätere Zuordnung an eine andere Tätigkeitsstätte kann man von einer Auswärtstätigkeit ausgehen, sodass Sie z. B. für jeden gefahrenen Kilometer ein Ansatz von 0,30 Euro zu berücksichtigen dürfen. Liegt keine ortsfeste Einrichtung vor, so sind Reisekostengrundsätze von Anfang an zugrunde zu legen.
BFH-Urteile zu befristeten Arbeitsverträgen vom 10.04.2019, Az.: VI R 6/17 und vom 11.04.2019, Az.: VI R 36/16
Sie können nur eine erste Tätigkeitsstätte haben, für die Sie die Entfernungs- oder Pendlerpauschale in Höhe von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer geltend machen können. Wenn Sie aufgrund des Arbeitsvertrags jedoch dazu verpflichtet sind, Ihren Dienst je nach Einzelanweisung an verschiedenen Einsatzorten zu erbringen und vom Arbeitgeber von einem Tag auf den anderen dorthin beordert werden können, haben Sie keine erste Tätigkeitsstätte und Sie können Ihre Fahrtkosten als Reisekosten ansetzen.
Das gilt typischerweise für folgende Berufsgruppen:
Wichtig: Gibt Ihr Arbeitgeber einen täglichen Sammelpunkt vor, von dem aus Sie Ihre Arbeit beginnen, ist dies Ihre erste Tätigkeitstätte.
Die Abgrenzung der Außentätigkeit ist nicht immer ganz einfach. Oftmals wird diese fälschlicherweise angenommen und infolgedessen in der Steuererklärung Reisekosten berücksichtigt, was bereits des Öfteren zu Klagen und Gerichtsprozessen vor dem Bundesfinanzhof geführt hat. Deswegen möchten wir die rechtliche Lage anhand einiger Beispiele aus verschiedenen Berufszweigen veranschaulichen.
BFH-Urteil zu Rettungsassistenten:innen vom 30.09.2020, Az.: VI R 10/19
Ein Rettungsassistent suchte arbeitstäglich die Rettungswache auf und erledigte vor dem Einsatz auf dem Rettungsfahrzeug vorbereitende Tätigkeiten. Dazu zählen unter anderem die Überprüfung des Fahrzeugs auf Sauberkeit und gegebenenfalls Reinigung und zudem Prüfung und Bestückung mit Medikamenten und sonstigem Verbrauchsmaterial. Er war der Meinung, keine erste Tätigkeitsstätte zu haben und machte aufgrund der insgesamt mehr als 8-stündigen Abwesenheit von seiner Wohnung Verpflegungsmehraufwendungen geltend.
Der BFH stellte fest, dass der Arbeitgeber den Rettungsassistenten dieser Rettungswache dauerhaft zugeordnet hatte, sodass für die Berechnung der Verpflegungsaufwendungen die Abwesenheit von der Rettungswache maßgebend war. Diese überschritt 8 Stunden überwiegend nicht. Da der Rettungsassistent damit eine erste Tätigkeitsstätte hatte, waren hier also nicht die Reise-Grundsätze anzuwenden.
BFH-Urteil zu Polizisten:innen vom 04.04.2019, Az.: VI R 27/17
Ein Polizist suchte arbeitstäglich seine Dienststelle auf und trat von dort seinen Einsatz- und Streifendienst an. In der Dienststelle führte er lediglich Vor- und Nachbereitungsarbeiten hierzu durch, so dass er annahm, dass eine erste Tätigkeitsstätte überhaupt nicht vorlag.
Obwohl er schwerpunktmäßig außerhalb seiner Dienststelle im Außendienst tätig war, ging der BFH davon aus, dass er durch arbeits- und dienstrechtliche Vorgaben dauerhaft seiner Dienststelle zugeordnet war und diese damit als seine erste Tätigkeitsstätte anzusehen war. Der geringe Umfang der Tätigkeiten stand dem nicht entgegen. Für das Aufsuchen dieser ersten Tätigkeitsstätte konnte er also nur die Entfernungspauschale geltend machen.
BFH-Urteil zu Piloten:innen vom 11.04.2019, Az.: VI R 40/16
Eine Pilotin setzte Ihre Fahrtkosten zwischen Wohnung und Flughafen nach Dienstreise-Grundsätzen an. Auch hier vertrat der BFH die Auffassung, dass fliegendes Personal wie Piloten:innen und Flugbegleiter:innen vom Arbeitgeber dem Flughafen dauerhaft zugeordnet werden und auf dem Flughafen zumindest im geringen Umfang arbeitsvertraglich geschuldete Tätigkeiten erbringen. Auch ein großflächiges und infrastrukturell erschlossenes Gebiet wie ein Großflughafen kommt als erste Tätigkeitsstätte in Betracht. Auch die Pilotin konnte somit für ihre Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nur die Entfernungspauschale geltend machen.
Als Angestellte:r tragen Sie Ihre Reisekosten in der Anlage N unter folgenden Abschnitten ein:
Prüfen Sie am besten im Vorfeld, ob in Ihrem Arbeitsvertrag eine erste Tätigkeitsstätte festgelegt wurde. Dabei ist es nicht ausschlaggebend, ob sie an diesem Ort auch den Schwerpunkt Ihrer Arbeit verrichten. Ist eine ersten Tätigkeitsstätte vorhanden, sind für die Fahrtkosten von Ihrer Wohnung aus zu dieser immer die Entfernungspauschale anzuwenden.
Wenn Sie außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig sind, ist die Rede von einer Auswärtstätigkeit.
Folglich müssen bei der Frage nach Auswärtstätigkeit zwei Orte bestimmt werden:
Im Vergleich zur Entfernungspauschale können Sie Ihre Fahrtkosten bei einer Auswärtstätigkeit pro gefahrenen Kilometer absetzen.
Tipp: Sofern Sie höhere Kosten nachweisen können, können Sie diese ansetzen.
Liegt bei Ihnen eine Auswärtstätigkeit vor, können Sie Ihre Kosten als Reisekosten von der Steuer absetzen.
Diese Aufwände können Sie als Reisekosten geltend machen:
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Quellen:
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