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Steuer­­erklärung Arbeitnehmer:in

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Steuererklärung Arbeitnehmer:innen

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Unsere Berater:innen stehen Ihnen als Arbeitnehmer:in zur Seite und beantworten Ihre Fragen rund um die Steuererklärung im Rahmen einer Mitgliedschaft begrenzt nach § 4 Nr. 11 StBerG. Mithilfe unserer PLZ-Suche finden Sie ganz schnell eine Beratungsstelle in Ihrer Nähe.

Wissenswertes zu Arbeit & Steuern

Das Wichtigste in Kürze

  • Entfernungspauschale: 30 Cent pro Entfernungskilometer für einfache Fahrt bzw. 38 Cent ab dem 21. Entfernungskilometer
  • Mit Homeoffice ggf. weniger Kosten bei der Entfernungspauschale absetzbar, da weniger Fahrten
  • Korrektur bei der Versteuerung des Dienstwagens ggf. bei Homeoffice vorteilhaft
  • Ab 2023 Kosten des häuslichen Arbeitszimmers nur noch bei Tätigkeitsmittelpunkt absetzbar, ansonsten Homeoffice-Pauschale
  • Homeoffice-Pauschale: 6 Euro pro Tag (ab 2023), auch ohne häusliches Arbeitszimmer
  • Kurzarbeitergeld steuerfrei, jedoch mit Progressionsvorbehalt

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Checkliste | Steuererklärung Arbeitnehmer:in

Mithilfe unserer Checkliste können Sie alle wichtigen Punkte, die Ihre Arbeit betreffen, prüfen und sich so auf die Steuererklärung vorbereiten.

Unsere Empfehlung für Arbeitnehmern:innen: Prüfen bzw. ermitteln Sie diese Sachverhalte in Ihrer Steuererklärung.

Wie viele Fahrten/Fahrttage hatten Sie zwischen Wohnung und Arbeitsstätte?

► Notieren Sie sich die Anzahl der Fahrten/Fahrttage.

Mit der Entfernungspauschale können Sie Ihre Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte geltend machen. Sie erhalten 0,30 Euro pro Entfernungskilometer. Ab dem 21. Kilometer steigt die Pauschale auf 0,38 Euro.

Lesen Sie hier noch weitere Steuertipps für Pendler:innen: „Pendlerpauschale, Kfz-Versicherung, Unfallkosten: Was können Pendler:innen absetzen?“

Wie viele Fahrten/Fahrttage hatten Sie zwischen Wohnung und Arbeitsstätte?

► Notieren Sie sich die Anzahl der Fahrten/Fahrttage.

Erhalten Sie vom Arbeitgeber ein Firmenfahrzeug, sind die privaten Fahrten mit einem geldwerten Vorteil zu versteuern. Als Arbeitnehmer:in haben Sie die Möglichkeit die sog. Pauschalversteuerung zu wählen oder ein Fahrtenbuch zu führen.

Lesen Sie mehr Infos zu Firmenwägen: „Firmenwagen richtig versteuern – Pauschalmethode vs. Fahrtenbuchmethode?“

Haben Sie ein Arbeitszimmer (extra abgeschlossener Raum)?

► Falls ja, füllen Sie bitte den „Berechnungsbogen | Häusliches Arbeitszimmer“ aus.

Ein separater Raum in der eigenen Wohnung, der weit überwiegend beruflich und nicht oder nur ganz gering privat genutzt wird, kann als sog. häusliches Arbeitszimmer berücksichtigt werden. Die auf diesen Raum entfallenden anteiligen Kosten können unter Umständen abgesetzt werden.

Ab 2023 wurden die Voraussetzungen für den Werbungskostenabzug geändert und zusätzlich eine Pauschale in Höhe von 1.260 Euro eingeführt.

Weiter Infos zum Arbeitszimmer und den Änderungen ab 2023 lesen Sie hier: „Arbeitszimmer absetzen – Alle Voraussetzungen und Möglichkeiten auf einen Blick“

(kein Arbeitszimmer, z. B. Nutzung Arbeitsecke)

An wie vielen Arbeitstagen waren Sie ausschließlich im Homeoffice tätig?

► Notieren Sie sich die Anzahl der Arbeitstage im Homeoffice.

Die Homeoffice-Pauschale bietet Ihnen als Arbeitnehmer:in den großen Vorteil, dass Ihr Arbeitszimmer keine Voraussetzungen erfüllen muss. Sie können die Pauschale auch beanspruchen, wenn Sie beispielsweise daheim an Ihrem Küchentisch arbeiten.

Die Homeoffice-Pauschale liegt ab 2023 bei 6 Euro pro Tag und maximal 1.260 Euro jährlich. 2022 betrug die Pauschale 5 Euro pro Tag bis maximal 600 Euro jährlich.

In unserem FAQ beantworten wir die wichtigsten Fragen dazu: „FAQ Homeoffice-Pauschale

Nachweis für Homeoffice-Tage

Sollte das Finanzamt eine Bescheinigung zu den Homeoffice-Tagen anfordern, können Sie folgende Bestätigung von Ihrem Arbeitgeber unterzeichnen lassen und anschließend dem Finanzamt vorlegen:
Bestätigung Homeoffice – Download (PDF)

Das Kurzarbeitergeld ist zwar steuerfrei, erhöht jedoch aufgrund des Progressionsvorbehaltes Ihren Steuersatz auf Ihre steuerpflichtigen Einkünfte, etwa Ihren Arbeitslohn. Hierdurch kann sich leider oft eine Steuernachzahlung ergeben. Daher müssen Sie auf jeden Fall eine Einkommensteuererklärung abgeben, wenn Sie im Jahr mehr als 410 Euro Kurzarbeitergeld bezogen haben.

Andererseits erfreulich: auch die Zuschüsse Ihres Arbeitgebers zum Kurzarbeitergeld sind steuerfrei. Und wenn Sie zeitweilig der „Kurzarbeit Null“ unterfallen und keinen Teilzeitlohn erhalten, können Sie auch mit einer Steuererstattung rechnen.

Alle wichtigen Fragen zum Thema Kurzarbeit beantworten wir in unseren Blogbeiträgen:

Besonderheit Auswärtstätigkeit

Haben Sie die Auswärtstätigkeit (z. B. Baustelle) für mind. 4 Wochen (zusammenhängender Zeitraum) nicht aufgesucht?

► Falls ja, notieren Sie den/die Zeitraum/Zeiträume.

Wenn Sie als Monteur:in, Leiharbeitnehmer:in oder Außendienstmitarbeiter:in tätig sind, haben Sie oftmals keine erste Tätigkeitsstätte, die Sie täglich aufsuchen. Es ist sodann die Rede von einer Auswärtstätigkeit und Sie können die gefahrenen Kilometer als Reisekosten absetzen.

Wenn Sie wegen Kurzarbeit jedoch weniger gearbeitet und demnach die Baustelle nicht aufgesucht haben, können Sie nun auch nur weniger gefahrene Kilometer angeben. Entsprechend werden auch weniger Fahrtkosten als Werbungskosten in der Steuererklärung berücksichtigt.

Bei Auswärtstätigkeiten können Sie Verpflegungsmehraufwendungen ansetzen. Dies ist auf drei Monate begrenzt, was bedeutet, dass die Aufwendungen ab dem vierten Monat nicht mehr berücksichtigt werden. Hatten Sie jedoch eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen, in denen keine Bauarbeiten bzw. die gleiche Auswärtstätigkeit aufgesucht wurde, können Sie die drei Monate Verpflegungsmehraufwendungen erneut in Anspruch nehmen.

Wie viele Fahrten/Fahrttage hatten Sie zwischen Wohnung (doppelter Haushalt) und Arbeitsstätte?

► Notieren Sie sich die Anzahl der Fahrten/Fahrttage.

Wie viele Familienheimfahrten hatten Sie im Veranlagungszeitraum? 

► Notieren Sie sich die Anzahl der Familienheimfahrten.

Haben Sie den doppelten Haushalt für mind. 4 Wochen (zusammenhängender Zeitraum) nicht aufgesucht?

► Falls ja, notieren Sie den Zeitraum/die Zeiträume.

Unterhalten Sie am Ort der ersten Tätigkeitsstätte eine Zweitwohnung, können die Unterkunftskosten bis zu einem Höchstbetrag von 1.000 Euro monatlich abzugsfähig sein. Hinzu kommen die Kosten für Hausrat und Einrichtungsgegenstände.

Lesen Sie hier mehr Infos zur doppelten Haushaltsführung: „3 Steuertipps für die doppelte Haushaltsführung“ 

Kostenloser Download | Checkliste

Unser Tipp: Laden Sie sich unsere praktische Checkliste für die Steuererklärung mit den Besonderheiten für Arbeitnehmer:innen einfach als PDF herunter.

 

Alle wichtigen Belge auf einen Blick!

Checkliste | Steuererklärung Arbeitnehmer:innen
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Steuertipps für Arbeitnehmer:innen

Tipps für spezielle Berufsgruppen

Lehrer:in

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Bauarbeiter:in

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Arzt / Ärztin

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Büroangestellte:r

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Rechenbeispiele für Arbeitnehmer:innen

Anna ist als Lehrerin an einer Mittelschule tätig. In Ihrer Wohnung hat Anna ein häusliches Arbeitszimmer von 15 m², in welchem sie am Nachmittag den Unterricht vor- und nachbereitet. Die anteiligen Kosten für das Arbeitszimmer betragen insgesamt 1.500 Euro. Im Jahr 2023 hat sich Anna einen neuen höhenverstellbaren Schreibtisch für 700 Euro und einen neuen Drucker für 200 Euro gekauft. Anna hatte im Jahr 2023 insgesamt 186 Arbeitstage und ist jeden Tag mit dem Pkw zur 35 km entfernten Schule gefahren.

Der Bruttoarbeitslohn im Jahr 2023 beträgt insgesamt 57.000 Euro, die einbehaltene Lohnsteuer 13.474 Euro.

Bei Anna handelt es sich bei den Kosten um Werbungskosten, da sie bereits das zweite Staatsexamen abgeschlossen hat.

Im Jahr 2023 hat Anna folgende Werbungskosten:

Berechnung Werbungskosten
Kosten für das Arbeitszimmer*1.260 Euro
+ Schreibtisch700 Euro
+ Drucker200 Euro
+ Entfernungspauschale (186 Tage x 0,30 Euro x 20 km+ 186 Tage x 0,38 Euro x 15 km)2.176 Euro
Summe= 4.336 Euro

* Anna kann das Arbeitszimmer nur mit max. 1.260 Euro ansetzen, da es nicht den Mittelpunkt der Tätigkeit darstellt.

 

Anna gibt im Jahr 2023 eine Steuererklärung ab und die Berechnung sieht nun wie folgt aus:

Berechnung Steuerergebnis
Bruttoarbeitslohn57.000 Euro
- Werbungskosten4.336 Euro
= Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit/= Summe der Einkünfte= 52.664 Euro
- Sonderausgaben2.845 Euro
= Einkommen/zu versteuerndes Einkommen= 49.819 Euro
= Festzusetzende Steuer11.276
🡆 Steuererstattung (13.474 Euro - 11.276 Euro)2.198 Euro

Anna’s Steuerbescheid resultiert in einer Erstattung. Von der einbehaltenen Lohnsteuer erhält Anna insgesamt 2.198 Euro zurück.

Klaus ist als Berufskraftfahrer tätig. Klaus holt seinen LKW jeden Montag beim 20 km entfernten LKW-Depot des Arbeitgebers ab und ist bis Freitag innerhalb Deutschlands unterwegs. Insgesamt hatte er 80 Hin- und Rückfahrten. Am Freitag stellt Klaus den LKW wieder beim LKW-Depot ab.

Im Jahr 2023 ist Klaus an insgesamt 200 Tagen mit dem LKW unterwegs gewesen, davon an insgesamt 120 Tagen mit mehr als 24 Std. Abwesenheit von der Wohnung und an 80 An- und Abreisetagen. Der Arbeitgeber hat Klaus keine Mahlzeiten zur Verfügung gestellt. An insgesamt 160 Tagen hat Klaus im LKW übernachtet.

Der Bruttoarbeitslohn im Jahr 2023 beträgt insgesamt 40.000 Euro, die einbehaltene Lohnsteuer 4.743 Euro.

Im Jahr 2023 hat Klaus folgende Werbungskosten:

Berechnung Werbungskosten
Entfernungspauschale (= 80 Tage x 0,30 Euro x 20 km)480 Euro
Verpflegungsmehraufwendungen für An- und Abreisetage (= 80 Tage x 14 Euro)1.120 Euro
Verpflegungsmehraufwendungen für Abwesenheit von mehr als 24 Std. (= 120 Tage x 28 Euro)3.360 Euro
Berufskraftfahrer-Pauschale (= 8 Euro x 160 Tage)1.280 Euro
Summe= 6.240 Euro

Klaus gibt im Jahr 2023 eine Steuererklärung ab und die Berechnung sieht nun wie folgt aus:

Berechnung Steuerergebnis
Bruttoarbeitslohn40.000 Euro
- Werbungskosten6.240 Euro
= Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit/ =Summe der Einkünfte= 33.760 Euro
- Sonderausgaben7.726 Euro
= Einkommen/zu versteuerndes Einkommen26.034 Euro
= Festzusetzende Steuer3.565 Euro
🡆 Steuererstattung (4.743 Euro - 3.565 Euro)1.178 Euro

Klaus Steuerbescheid resultiert in einer Erstattung. Von der einbehaltenen Lohnsteuer erhält Klaus insgesamt 1.178 Euro aufgrund der Werbungskosten zurück.

Häufige Fragen von Arbeitnehmern:innen

Muss ich automatisch Steuern zahlen, wenn ich einer Steuererklärung als Arbeitnehmer:in einreiche?

Diese Frage beantworten wir gerne mit „Nein“. Die Abgabe der Steuererklärung bedeutet noch lange nicht, dass tatsächlich auch Steuern gezahlt werden müssen. Wie wir aus Erfahrung wissen, kommt es oft sogar zu Erstattungen.

Welche Kosten kann ich als Arbeitnehmer:in bei der Steuer absetzen?

Als Arbeitnehmer:in können Sie Kosten in Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit als Werbungskosten absetzen. Abhängig vom individuellen Sachverhalt und dem eigenen Beruf können verschiedene Ausgaben anfallen. Jeder Steuerfall muss für sich betrachtet werden, weshalb eine pauschale Antwort nicht möglich ist.

Folgende Kosten sind absetzbar:

Welche Unterlagen und Nachweise benötige ich für meine Steuererklärung?

Grundsätzlich sollten alle Ausgaben, die Sie in Ihrer Steuererklärung berücksichtigen möchten, in irgendeiner Art und Weise auch nachvollziehbar sein.

Nutzen Sie am besten unsere Steuer-Checkliste, damit Sie keinen Nachweis vergessen.

Nicht immer muss der entsprechende Nachweis mit der Steuererklärung übermittelt werden, in den meisten Fällen gilt die Belegvorhaltepflicht. Bewahren Sie Ihre Belege mindestens so lange auf, bis Ihr Steuerbescheid bestandskräftig geworden ist.

Wann bin ich als Arbeitnehmer:in verpflichtet eine Steuererklärung abzugeben?

Als Arbeitnehmer:in sind Sie nicht automatisch zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet. Die Abgabepflicht ist immer abhängig von Ihrer persönlichen Lebenssituation. In der Regel sind diejenigen dazu verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben, bei denen das Finanzamt überprüfen möchte, ob es zu einer Nachzahlung kommen könnte.

Das gilt unter anderem in folgenden Sachverhalten:

  • Mehrere Arbeitslöhne nebeneinander, davon einmal Steuerklasse VI
  • Lohnsteuerklassenkombination III/V oder IV/IV mit Faktor bei Ehepaaren
  • Bezug von Lohnersatzleistungen (Elterngeld, Krankengeld, Kurzarbeitergeld, etc.) über 410 Euro

Bis wann muss ich meine Steuererklärung als Arbeitnehmer:in abgeben?

Auch für Arbeitnehmer:innen gelten folgende Abgabefristen:

  • 31. Juli des Folgejahres (mit Abgabepflicht und ohne steuerliche Vertretung)
  • Letzter Februartag des übernächsten Jahres (mit Abgabepflicht und steuerlicher Vertretung z. B. Steuerberater:in oder Lohnsteuerhilfeverein)
  • 31. Dezember des 4. Folgejahres (keine Abgabepflicht = freiwillige Steuererklärung)

Fällt der Stichtag auf einen Samstag, Sonntag oder auf einen Feiertag, verschiebt sich die Frist bis zum nächsten Werktag.

Lohnt sich die freiwillige Abgabe der Steuererklärung als Arbeitnehmer:in?

In den meisten Fällen lohnt sich eine freiwillige Steuererklärung für Arbeitnehmer:innen, denn oftmals ist mit einer Einkommensteuererstattung zu rechnen. Als Arbeitnehmer:in können Sie viele unterschiedliche Kosten absetzen, wie z. B. Fahrtkosten, Kosten für Arbeitsmittel oder das Arbeitszimmer.

Durchschnittlich gibt es in etwa 1.095 Euro retour. Die durchschnittliche Steuererstattung wurde vom statistischen Bundesamt ermittelt auf Basis aller Steuerpflichtigen mit ausschließlich nichtselbständigen Einkünften im Falle einer Steuererstattung (Quelle: Statistisches Bundesamt VZ 2019, Stand 05/2023).

Wo finde ich als Arbeitnehmer:in Hilfe für meine Steuererklärung?

Wenn Sie Ihre Steuererklärung nicht selbst bearbeiten und abgeben möchten, können Sie eine steuerliche Vertretung damit beauftragen. Damit sparen Sie sich nicht nur die Arbeit und Kommunikation mit dem Finanzamt, Sie erhalten auch automatisch eine Fristverlängerung.

Neben den klassischen Steuerberatern:innen stehen Ihnen als Arbeitnehmer:in, Student:in oder Rentner:in auch Lohnsteuerhilfevereine, wie der unsere zur Verfügung. Der Aktuell Lohnsteuerhilfeverein e.V. ist einer der größten Lohnsteuerhilfevereine in Deutschland. Unsere Beratungsstellen sind deutschlandweit verteilt und damit auch in Ihrer Nähe.

Finden Sie hier Ihre:n persönliche:n Steuerexperten:in.

Wir beraten Arbeitnehmer:innen, Studenten:innen, Rentner:innen und Pensionäre:innen bei nichtselbständigen Einkünften im Rahmen einer Mitgliedschaft begrenzt nach § 4 Nr. 11 StBerG.

Steuerhilfe für Arbeitnehmer:innen

Kompetente & preiswerte Beratung für Arbeitnehmer:innen

Profitieren Sie von der Abgabe einer Steuererklärung!

Natürlich bedeutet die Erstellung der Steuererklärung immer ein wenig Aufwand, aber es lohnt sich in vielen Fällen. Bei Arbeitnehmer:innen verstecken sich oft beachtliche Steuererstattungen. Verschenken Sie Ihr Geld nicht an den Staat!

▶ Tipp: Die durchschnittliche Steuererstattung liegt aktuell bei 1.063 € *.

Welche Kosten Sie als Arbeitnehmer:in von der Steuer absetzen können, sehen Sie auf unserer Steuer-Checkliste. Zudem finden Sie auf unserer speziellen Checkliste für Arbeitnehmer:innen nochmal explizit die wichtigsten zu prüfenden Punkte, die Sie vor allem als Arbeitnehmer:innen betreffen.

Checkliste | Steuererklärung

▶ Checkliste | Steuererklärung Arbeitnehmer:innen

* für alle Steuerpflichtigen mit ausschließlich nichtselbständigen Einkünften im Falle einer Steuererstattung (Quelle: Statistisches Bundesamt VZ 2020, Stand 06/2024)

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Wir machen das für Sie!

Unsere Berater:innen des Aktuell Lohnsteuerhilfevereins e.V. unterstützen Sie gerne bei Ihrer Einkommensteuererklärung im Rahmen der Beratungsbefugnis. Profitieren Sie von unserem steuerlichen Rundum-Service!

 

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