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Auswärtstätigkeit, Reisekosten, Pendlerpauschale – Was ist was?

Auswärtstätigkeit, Reisekosten, Pendlerpauschale – Was ist was?

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Wir erklären in unserem Blogbeitrag kurz und verständlich die Zusammenhänge und Unterschiede zwischen Auswärtstätigkeit, Reisekosten und Pendlerpauschale. Damit Sie sich zukünftig genau auskennen und mögliche steuerlichen Vorteile nutzen können.

Zur Veranschaulichung erläutern wir Ihnen den Sachverhalt zusätzlich anhand einiger BFH-Urteile zu unterschiedlichen Berufsgruppen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Auswärtstätigkeit = Tätigkeit außerhalb der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte
  • Reisekosten = Aufwendungen im Rahmen der Auswärtstätigkeit: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Reisenebenkosten
  • Steuerliche Vorteile durch Reisekosten
  • Berücksichtigung der Verpflegungsmehraufwendungen anhand der Verpflegungspauschalen
  • Unterschiedliche Berechnung der Fahrtkosten:
    • Entfernungspauschale: 0,30 Euro pro Entfernungskilometer = einfache Strecke
      ab dem 01.01.2021 gilt: ab dem 21. Entfernungskilometer EUR 0,35
      ab dem 01.01.2022 gilt: ab dem 21. Entfernungskilometer EUR 0,38 (geplant)
    • Reisekosten: 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer = ganze Strecke

 

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Inhaltsverzeichnis


Was ist Auswärtstätigkeit?

Wenn Sie außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig sind, ist die Rede von Auswärtstätigkeit. Infolgedessen können Sie Kosten, die während Ihrer Auswärtstätigkeit entstanden sind als Werbungkosten geltend machen. Es handelt sich dann um sogenannte Reisekosten und dies kann für Sie steuerliche Vorteile bedeuten.

Zu Bestimmung einer Auswärtstätigkeit sind zwei Kriterien maßgebend:

  • Wohnung: Eine Wohnung des:r Arbeitnehmer:in, die regelmäßig zur Übernachtung aufgesucht wird und von der aus er oder sie zum Ort der ersten Tätigkeitsstätte fährt.
  • Erste Tätigkeitsstätte: Eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, die der oder die Arbeitnehmer:in üblicherweise aufzusuchen hat.

Klassischerweise liegt eine Auswärtstätigkeit bei Geschäftsreisen, Fortbildungen außer Haus oder Ähnlichem vor. Aber auch bei Vertriebsmitarbeitern:innen, die von Ihrer Wohnung aus direkt zu Kunden:innen fahren und sich nicht täglich im Bürogebäude des Arbeitgebers einfinden müssen.

Was sind Reisekosten?

Als Reisekosten werden Kosten bezeichnet, die im Rahmen einer Auswärtstätigkeit, wie einer Dienstreise entstehen.

Darunter fallen beispielsweise Fahrtkosten. Bei Nutzung eines Autos können Sie nun 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer und bei Nutzung eines sonstigen motorbetriebenen Fahrzeugs, wie Motorrad, Motorroller oder Mofa 0,20 Euro pro gefahrenen Kilometer ansetzen. Sofern höhere Kosten nachgewiesen werden können, sind diese ansetzbar.

Außerdem zählen diese Aufwände zu den Reisekosten:

  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Reisenebenkosten: Gepäckkosten, Straßenbenutzungskosten, Kosten für Ferngespräche, Kosten aufgrund eines Verkehrsunfalls usw.

Abzuziehen sind in jedem Fall Kosten, die Sie von Ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen. Sie können in Ihrer Steuererklärung nur Kosten geltend machen, die Sie auch selbst getragen haben.

Achtung: Ihre tatsächlichen Übernachtungskosten müssen Sie anhand der Belege nachweisen können. Bewahren Sie die Belege also gut auf.

Verpflegungsmehraufwendungen

Je nach Dauer Ihrer Abwesenheit können Sie zusätzlich Verpflegungsmehraufwände als Reisekosten ansetzen lassen. Wenn Sie mehr als 8 Stunden von der eigenen Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte entfernt beschäftigt sind, können Sie die Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen. Dauert die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, steigt die Höhe der ansetzbaren Kosten noch an.

Bis 2019:

  • Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 12 Euro
  • Kalendertägliche Abwesenheit von 24 Stunden: 24 Euro
  • Mehrtägige Abwesenheit: An- und Abreisetag je 12 Euro

Ab 2020:

  • Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 14 Euro
  • Kalendertägliche Abwesenheit 24 Stunden: 28 Euro
  • Mehrtägige Abwesenheit, An- und Abreisetag, je 14 Euro

Wo liegt der Unterschied zur Pendlerpauschale?

Bereits seit 2014 gibt es neue Regelungen zum Reisekostenrecht. Ziel der Änderung war es, die steuerlichen Regelungen zu vereinfachen und rechtssicherer zu machen.

So ersetzt jetzt die erste Tätigkeitsstätte die regelmäßige Arbeitsstätte und ist mit der Pendlerpauschale oder auch Entfernungspauschale zu berücksichtigen. Alle anderen Tätigkeitsorte sind in der Regel nach Reisekosten-Grundsätzen und damit meist steuerlich günstiger anzusetzen. Hierzu sind inzwischen einige wegweisenden Entscheidungen des BFH ergangen.

Jede:r Arbeitnehmer:in kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben, für die er oder sie die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer geltend machen kann.

Wenn Sie aufgrund des Arbeitsvertrags jedoch dazu verpflichtet sind, Ihren Dienst je nach Einzelanweisung an verschiedenen Einsatzorten zu erbringen und vom Arbeitgeber von einem Tag auf den anderen dorthin beordert werden können, haben Sie keine erste Tätigkeitsstätte.

Infolgedessen können Sie Ihre Fahrtkosten nach den Reisekosten-Grundsätzen pro gefahrenen Kilometer ansetzen, was sich für Sie günstiger auswirkt. Denn zur Berechnung der anrechenbaren Fahrtkosten wird nicht nur die einfache Strecke berücksichtigt, wie bei der Entfernungspauschale. Als Grundlage werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer genutzt und folglich ist der abzusetzende Betrag deutlich höher als bei der Entfernungspauschale.

Beispiele zur Veranschaulichung der Abgrenzung

Die Abgrenzung der Außentätigkeit ist nicht immer ganz einfach. Oftmals wird diese fälschlicherweise angenommen und infolgedessen in der Steuererklärung Reisekosten berücksichtigt, was bereits des Öfteren zu Klagen und Gerichtsprozessen vor dem Bundesfinanzhof geführt hat. Deswegen möchten wir die rechtliche Lage anhand einiger Beispiele aus verschiedenen Berufszweigen veranschaulichen.

BFH-Urteil zu Gerichtsvollziehern:innen

Urteil vom 16. Dezember 2020, AZ.:VI R 35/18

Erste Tätigkeitsstätte eines:r Gerichtsvollziehers:in ist der Amtssitz. Dieser besteht aus den Dienstgebäuden des Amtsgerichts und dem Geschäftszimmer, welches der oder die Gerichtsvollzieher:in am Sitz des Amtsgerichts auf eigene Kosten vorzuhalten hat. Ein Büro in der eigenen Wohnung steht dieser Annahme nicht entgegen.

Zwar hatte der Gerichtsvollzieher in diesem Fall am Amtsgericht kein Geschäftszimmer zur Verfügung gestellt bekommen. Er war jedoch dazu verpflichtet ein Geschäftszimmer auf eigene Kosten zu unterhalten, das nach außen kenntlich zu machen, mit einem Briefkasten zu versehen und eine bestimmte Ausstattung aufweisen zu können.

Aufgrund einer solchen Zuordnung war dieses Büro als die erste Tätigkeitsstätte des Gerichtsvollziehers anzusehen; eine Befristung konnte das Gericht gleichfalls nicht erkennen. Damit waren die Fahrten von seiner Wohnung zu diesem Büro nicht nach Reisekosten mit 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer, sondern nur mit der Entfernungspauschale anzusetzen.

BFH-Urteil zu Rettungsassistenten:innen

Urteil vom 30.09.2020, Az.: VI R 10/19

Ein Rettungsassistent suchte arbeitstäglich die Rettungswache auf und erledigte vor dem Einsatz auf dem Rettungsfahrzeug vorbereitende Tätigkeiten. Dazu zählen unter anderem die Überprüfung des Fahrzeugs auf Sauberkeit, gegebenenfalls Reinigung und zudem Prüfung und Bestückung mit Medikamenten und sonstigem Verbrauchsmaterial. Er war der Meinung, keine erste Tätigkeitsstätte zu haben und machte aufgrund der insgesamt mehr als 8-stündigen Abwesenheit von seiner Wohnung Verpflegungsmehraufwendungen geltend.

Der BFH stellte fest, dass der Arbeitgeber den Rettungsassistenten dieser Rettungswache dauerhaft zugeordnet hatte, sodass für die Berechnung der Verpflegungsaufwendungen die Abwesenheit von der Rettungswache maßgebend war. Diese überschritt 8 Stunden überwiegend nicht. Da der Rettungsassistent damit eine erste Tätigkeitsstätte hatte, waren hier also nicht die Reise-Grundsätze anzuwenden.

BFH-Urteil zu Polizisten:innen

Urteil vom 04.04.2019, Az.: VI R 27/17

Ein Polizist suchte arbeitstäglich seine Dienststelle auf und trat von dort seinen Einsatz- und Streifendienst an. In der Dienststelle führte er lediglich Vor- und Nachbereitungen hierzu durch, so dass er annahm, dass eine erste Tätigkeitsstätte überhaupt nicht vorlag.

Obwohl er schwerpunktmäßig außerhalb seiner Dienststelle im Außendienst tätig war, ging der BFH davon aus, dass er durch arbeits- und dienstrechtliche Vorgaben dauerhaft seiner Dienststelle zugeordnet war und diese damit als seine erste Tätigkeitsstätte anzusehen war. Der geringe Umfang der Tätigkeiten stand dem nicht entgegen. Für das Aufsuchen dieser ersten Tätigkeitsstätte konnte er also nur die Entfernungspauschale geltend machen.

BFH-Urteil zu Piloten:innen

Urteil vom 11.04.2019, Az.: VI R 40/16

Eine Pilotin setzte Ihre Fahrtkosten zwischen Wohnung und Flughafen nach Dienstreise-Grundsätzen an. Auch hier vertrat der BFH die Auffassung, dass fliegendes Personal wie Piloten:innen und Flugbegleiter:innen dem Flughafen vom Arbeitgeber dauerhaft zugeordnet werden und auf dem Flughafen zumindest im geringen Umfang arbeitsvertraglich geschuldete Tätigkeiten erbringen. Auch ein großflächiges und infrastrukturell erschlossenes Gebiet wie ein Großflughafen kommt als erste Tätigkeitsstätte in Betracht. Die Pilotin konnte somit für ihre Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nur die Entfernungspauschale geltend machen.

BFH-Urteile zu befristeten Arbeitsverträgen

Urteile vom 10.04.2019, Az.: VI R 6/17 und vom 11.04.2019, Az.: VI R 36/16

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen liegt dann eine erste Tätigkeitsstätte vor, wenn die Arbeitnehmer:innen während der Dauer des befristeten Arbeitsvertrags an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung tätig werden sollen. Erst eine spätere Zuordnung an eine andere Tätigkeitsstätte lässt Reise-Grundsätze Anwendung finden, sodass z. B. für jeden gefahrenen Kilometer ein Ansatz von 0,30 Euro zu berücksichtigen ist. Liegt keine ortsfeste Einrichtung vor, so sind Reisekostengrundsätze von Anfang an zugrunde zu legen.

Unser Tipp

Prüfen Sie am besten im Vorfeld, ob in Ihrem Arbeitsvertrag eine erste Tätigkeitsstätte festgelegt wurde. Dabei ist es nicht ausschlaggebend, ob sie an diesem Ort auch den Schwerpunkt Ihrer Arbeit verrichten. Ist eine ersten Tätigkeitsstätte vorhanden, sind für die Fahrtkosten von Ihrer Wohnung aus zu dieser immer die Entfernungspauschale anzuwenden.


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Beitragsbild © Frofoto – stock.adobe.com

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Christian Staller

Als Gründungsmitglied, Vorstand und Beratungsstellenleiter unseres Vereins weiß Christian Staller ganz genau was unsere Mitglieder und Beratungsstellenleiter:innen bewegt. Durch seine langjährige Erfahrung im Steuerbereich verfügt er über viel Fachwissen und praktische Erfahrung bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung. Als Vorstand überblickt er alles rund um die fachliche Kompetenz unseres Lohnsteuerhilfevereins und ist zusätzlich als Dozent im Steuerrecht tätig. Somit ist ihm die Beratungsqualität ein großes Anliegen, damit unsere Mitglieder stets von einer aktuellen und kompetenten Unterstützung profitieren können.